Про затвердження типових форм первинного обліку науково-інформаційної діяльності та інструкції про порядок їх використання і застосування

21 Жовтень 2014
Джерело інформації: 
Законодавство України
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО УКРАЇНИ У СПРАВАХ НАУКИ І ТЕХНОЛОГІЙ
 

Н А К А З
 
 N 272/219 від 07.08.98               Зареєстровано в Міністерстві 
     м.Київ                           юстиції України 
                                      5 листопада 1998 р. 
                                      за N 712/3152

Про затвердження типових форм первинного обліку
науково-інформаційної діяльності та Інструкції
про порядок їх використання і застосування

 

     З метою забезпечення єдиної методології організації обліку показників науково-інформаційної діяльності Н А К А З У Є М О:
 

     1. Затвердити такі документи (додаються):

     1.1. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності:

     N НТІ-1 "Журнал зведеного обліку показників довідково-інформаційного фонду";

     N НТІ-2 "Паспорт бази даних";

     N НТІ-3 "Картка користувача органу НТІ, НТБ, організації";

     N НТІ-4 "Журнал обліку робіт, що виконуються в режимі "Запит-відповідь";

     N НТІ-5 "Журнал зведеного обліку показників довідково-інформаційного та бібліотечного обслуговування";

     N НТІ-6 "Журнал обліку обслуговування за міжбібліотечним абонементом";

     N НТІ-7 "Журнал обліку заходів щодо поширення досягнень науки й техніки, виробничого досвіду";

     N НТІ-8 "Журнал обліку видань";

     N НТІ-9 "Журнал обліку науково-аналітичних робіт".

     1.2. Інструкцію про порядок використання і застосування типових форм первинного обліку науково-інформаційної діяльності.
 

     2. Ввести в дію з 1 січня 1999 року зазначені форми та Інструкцію про порядок їх використання та застосування.

     3. Держкомстату України довести вищезазначені документи до міністерств із метою забезпечення ними підпорядкованих підприємств та організацій.
 
 В.О.Голови Державного комітету 
 статистики України                                    В.А.Головко 

 Перший заступник 
 Міністра Міннауки України                             Ю.П.Доценко

Затверджено
Наказ Державного комітету
статистики України та
Міністерства України у
справах науки і технологій
07.08.98 N 272/219
 

Інструкція
про порядок використання і застосування типових форм
первинного обліку науково-інформаційної діяльності
 

1. Загальні положення
 

     1.1. Інструкція про порядок використання і застосування типових форм первинного обліку науково-інформаційної діяльності затверджена наказом Держкомстату та Міннауки України від 07.08.98 N 272/219. Розроблена на підставі узагальнення досвіду роботи органів науково-технічної інформації (далі - НТІ), науково-технічних бібліотек (далі - НТБ), служб науково-технічної інформації підприємств, організацій різних форм власності, надалі - організації, які мають довідково-інформаційний фонд (далі - ДІФ) та займаються науково-інформаційною діяльністю.

     1.2. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності, затверджені наказом Держкомстату та Міннауки України від 07.08.98 N 272/219, призначені для використання в органах НТІ, НТБ, організаціях, які займаються науково-інформаційною діяльністю згідно з Законом України "Про науково-технічну інформацію" ( 3322-12 ).

     1.3. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності використовуються для забезпечення єдиної методології організації обліку показників науково-інформаційної діяльності, вірогідності та зіставлення відомостей у цьому напрямку в органах НТІ, НТБ і організаціях різних форм власності та господарювання.

     1.4. В інструкції затверджено Перелік показників науково-інформаційної діяльності, що підлягають обов'язковому обліку (далі - Перелік показників) в органах НТІ, НТБ, організаціях, які займаються науково-інформаційною діяльністю або мають у своїй роботі цей напрямок діяльності (додаток).

     1.5. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності є додатковими до існуючих первинних облікових форм бібліотечної документації, які використовують органи НТІ, НТБ, організації.
 

2. Основні визначення термінів
 

     База даних - сукупність взаємопов'язаних даних, організованих згідно зі схемою бази даних так, щоб з ними міг працювати користувач.

     Брошура - книжкове видання обсягом понад 4, але не більше 48 сторінок.

     Бібліографічний опис - сукупність бібліографічних відомостей про документ, його складову частину чи групу документів, наведених за певними правилами, необхідних і достатніх для загальної характеристики й ідентифікації документа.

     Бібліографічна довідка - довідка, яка вміщує добірку (список) бібліографічних описів, відповідно до зробленого запиту.

     Видання - документ, призначений для розповсюдження вміщеної в ньому інформації, підданий редакційно-видавничій обробці, одержаний друком або тисненням, поліграфічно самостійно оформлений, з вихідними даними.

     Видача копій та оригіналів - кількісний показник усіх видів документів (книг, періодичних і продовжуваних видань, спецвидів та ін.) або їхніх копій, доведених до споживачів різними формами (видами) бібліотечного та інформаційного обслуговування за певний період.

     Депозитарний фонд - бібліотечний фонд, що підлягає постійному зберіганню в бібліотеках-депозитаріях.

     Депонування - форма збору та розповсюдження наукових робіт, яка передбачає зберігання рукописів у бібліотеці чи інформаційному органі, сповіщання читачів про прийняття рукописів на зберігання і надсилання їх копій за вимогою.

     Довідково-інформаційний фонд (ДІФ) - сукупність упорядкованих первинних документів і довідково-пошукового апарату, призначених для задоволення інформаційних потреб.

     Довідково-пошуковий апарат (ДПА) - сукупність упорядкованих вторинних документів, створюваних для пошуку першоджерел.

     Звіт науково-технічної документації з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт - науково-технічний документ, який вміщує систематизовані дані про науково-дослідну роботу й описує або процес, або результати науково-технічного досліду, або становище науково-технічної проблеми.

     Інформаційна послуга - здійснення певного технологічного процесу науково-інформаційної діяльності й доведення отриманого кінцевого результату до споживачів задля задоволення їхніх інформаційних потреб.

     Інформобслуговування - галузь професійної інформаційної діяльності, спрямованої на задоволення різноманітних інформаційних потреб.

     Інформобслуговування в режимі "Запит-відповідь" - спосіб організації довідково-інформаційної роботи, при якому на кожний інформаційний запит оперативно готується й видається разова відповідь.

     Книга - книжкове видання обсягом понад 48 сторінок.

     Конструкторська документація - сукупність графічних та текстових документів, де зазначені склад та побудова виробів і вміщені всі потрібні відомості для їх розробки, виготовлення, контролю, приймання, експлуатації та ремонту.

     Користувач - особа, яка користується інформаційними послугами для одержання інформації чи рішення певних завдань.

     Міжбібліотечний абонемент (МБА) - бібліотечний абонемент, заснований на взаємному використанні фондів бібліотек країни згідно з установленими правилами.

     Науково-інформаційна діяльність - сукупність дій, спрямованих на задоволення потреб громадян, юридичних осіб і держави у науково-технічній інформації, що полягає в її збиранні, аналітично-систематичній обробці, фіксації, зберіганні, пошуку й поширенні.

     Носій магнітного запису - фізичне тіло, в якому інформація записується (зберігається) через зміну його магнітного стану.

     Мікроносій - репрографічна копія у вигляді мікрофільму або мікрофіши, що містить одне або кілька мікрозображень документа на рулонній або форматній плівці, читання яких можливе тільки за допомогою оптичних приладів.

     Патентна документація - сукупність документів (витягів із них), які містять відомості про результати науково-технічних і проектно-конструкторських розробок, заявлених або визнаних відкриттями, винаходами, промисловими зразками, про патентовласників, власників дипломів про відкриття та посвідчень про реєстрацію промислових зразків, корисних моделей і товарних знаків.

     Періодичне видання - серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим же заголовком.

     Промисловий каталог - каталог, що вміщує систематизований перелік промислової продукції.

     Тематична довідка - бібліографічна довідка, яка містить бібліографічну інформацію за певною темою.

     Фактографічна довідка - невиданий вторинний інформаційний документ, в якому на основі пошуку, відбору, оцінки, аналізу та узагальнення фактографічної інформації наведені відомості, що характеризують стан окремого питання (проблеми) в галузі науки, техніки та виробництва в країні й за кордоном.

     Фактографічні дані - дані, що характеризують який-небудь факт чи подію. Такі дані подаються в структурованому вигляді; над ними можна виконувати різноманітні допустимі операції.
 

3. Використання типових форм первинного обліку
науково-інформаційної діяльності
 

     3.1. У типових формах первинного обліку науково-інформаційної діяльності для обліку показників згідно з Переліком показників передбачено обов'язкові для заповнення графи, які визначені підсумковим результатом.

     3.2. Типові форми первинного обліку містять ширше коло показників, які дозволяють контролювати в організації терміни виконання робіт, основні етапи проведення тощо.

     3.3. Типові форми первинного обліку можна доповнити додатковими графами в тому разі, коли потрібно відобразити специфічні особливості науково-інформаційної діяльності, але без зміни граф, які є обов'язковими для обліку визначених у Переліку показників.

     3.4. Типові форми первинного обліку залежно від загальної постановки обліку в органах НТІ, НТБ, організаціях можна вести в журнальному вигляді, картковому або у вигляді ведення окремих файлів у системі автоматизованого обліку з роздрукуванням, при потребі, облікових форм, підсумкових даних.

     3.5. Кількість типових форм первинного обліку в органі НТІ, НТБ, організації визначається залежно від напрямків науково-інформаційної діяльності, які присутні в кожному з них.

     3.6. Типові форми первинного обліку ведуться згідно з відповідним поясненням, які наведені в інструкції нижче.
 

4. Види форм обліку і порядок їх заповнення
 

4.1. Журнал зведеного обліку показників
довідково-інформаційного фонду
 

(Типова форма N НТІ-1)
 

     4.1.1. Застосовується для зведеного обліку всіх документів, які надійшли в ДІФ органів НТІ, НТБ, організацій за визначений період. До складу ДІФ зараховуються всі види опублікованих і неопублікованих документів на всіх видах носіїв.

     Рекомендуються такі підрозділи формування ДІФ:

     книги й брошури;

     періодичні видання;

     патентна документація;

     нормативно-технічна документація;

     промислові каталоги; конструкторська документація;

     звітна науково-технічна документація з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт;

     депоновані рукописи;

     переклади науково-технічної документації.

     4.1.2. Типова форма ведеться працівником, відповідальним за формування ДІФ в організації. Дані про надходження беруться з різних форм щоденного чи періодичного обліку, що існують в організації (книги сумарного обліку, інвентарної книги, реєстраційних картотек, актів про надходження і вибуття та інших), які обов'язково ведуться для сумарного обліку фонду за видами наявних документів або документів, що надходять у ДІФ.

     4.1.3. Типова форма заповнюється в міру потреби залежно від обсягів документів, які надійшли та сумуються за рік.

     4.1.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                         Зміст 
      графи 

       01         відображення періодів   обліку   надходження  та 
                  вибуття ДІФ і  наявності  документів  у  ДІФ  за 
                  певний період, а саме: 
                  обсяг наявного фонду станом на 1 січня поточного 
                  року; 
                  обсяг фонду, що надійшов за певний період; 
                  обсяг фонду, що вибув за певний період; 
                  обсяг фонду, що надійшов за рік; 
                  обсяг фонду,  що  вибув  за рік,  у тому числі з 
                  якої причини; 
                  обсяг наявного   фонду   станом   на   1   січня 
                  наступного року 
     02-04        дані про документальний ДІФ за певний період  на 
                  носіях різних видів 
     05-25        дані  про  документи за видами,  що  зазначені у 
                  формі 
     26-28        дані про документи інших видів,  що не зазначені 
                  у  формі,  але  наявні  у  фонді  та  потребують 
                  окремого обліку. Якщо видів декілька, то можливо 
                  введення граф 26а - 28а,  26б -  28б  і  т.д.  з 
                  відповідними їхніми назвами (наприклад,  видання 
                  органів НТІ, переклади і т.д.) 
     29-31        дані про  документи,  що  взяті на баланс органу 
                  НТІ,  НТБ,  організації (із загальної  кількості 
                  документального ДІФ) 
     32-34        дані про документи на носіях  магнітного  запису 
                  (із загальної кількості документального ДІФ) 
     35-37        дані про документи на мікроносіях (із  загальної 
                  кількості документального ДІФ) 
     38-46        дані  про документи за видами фондів: основного, 
                  депозитарного, обмінного 
     47-52        дані про  довідково-пошуковий апарат  за  видами 
                  носіїв 
    53, 54        дані про придбані або власні бази даних

     4.1.5. Органи НТІ, НТБ, організації можуть вести облік надходження і вибуття також за спецвидами науково-технічної літератури та документації окремо залежно від організаційно-методичної постановки роботи з фондом.

     4.1.6. Підсумовуються дані за графами 02-54 за поточний рік.
 

4.2. Паспорт бази даних
 

(Типова форма N НТІ-2)
 

     4.2.1. Застосовується для обліку баз даних (далі - БД) загального користування, які створено чи придбано органом НТІ, НТБ або організацією.

     4.2.2. Паспорт на кожну БД ведеться працівником, який експлуатує придбану БД або відповідає за БД власної генерації.

     4.2.3. Паспорт заповнюється: на лицьовому боці під час купівлі та оприбуткування придбаної БД в організації або при закінченні формування й передачі в експлуатацію БД власної генерації; зворотний бік - в міру поновлення БД.

     4.2.4. На лицьовому боці паспорта розміщуються постійні дані про БД в полях, зміст яких такий:
 
 Числове значення                        Зміст 
      поля 

      01          повна назва БД
      02          повна назва організації,  що розробила БД, та її 
                  повна адреса,  також позначення БД "власна"  або 
                  "придбана"
      03          прізвище особи  (групи   осіб),   яка   здійснює 
                  координацію  всіх робіт у процесі функціонування 
                  БД, та телефон для довідок і спілкування
      04          скорочений стислий  зміст  БД  (перелік основних 
                  показників,  що обробляються в БД, їх кількість, 
                  галузі,  в  яких  БД  застосовується,  тематична 
                  спрямованість тощо)
      05          тип БД  залежно  від  того,  який  обсяг одиниці 
                  інформації  позначають  у  БД   (повний   текст, 
                  бібліографічний опис або фактографічні дані)
      06          загальний обсяг вільного простору  на  жорсткому 
                  диску  в  Мегабайтах,  який  займає БД на момент 
                  первинної  паспортизації,  а   також   кількість 
                  записів на цей момент
      07          число, місяць, рік, з якого функціонує БД
      08          період, за який подано дані в БД
      09          найменування  використовуваної системи керування 
                  БД (далі - СКБД) з версією чи без неї
      10          першоджерела, на основі яких створено БД
      11          характерна для даної БД періодичність  оновлення 
                  (щодобова, тижнева, місячна і т.д.)
      12          засоби передачі,   за   допомогою   яких   можна 
                  отримати  інформацію   в   БД   (наприклад,   на 
                  паперових носіях, телефонний, електронною поштою 
                  тощо)
      13          назва тих  категорій  доступу до інформації,  що 
                  характерні  для  БД  (наприклад,  конфіденційна, 
                  відкрита, для службового використання)
      14          орієнтовний тип засобів, за допомогою яких можна 
                  експлуатувати БД
      15          назви друкованих   аналогів   БД    (довідників, 
                  каталогів,  реферативних  журналів тощо),  тобто 
                  тих, що видаються на основі інформації БД
      16          реквізити, за якими можна отримати інформацію БД 
                  будь-яким способом передачі даних
      17          мови, якими подано документи в базі даних
      18          види  послуг,  що  надає власник БД  (наприклад, 
                  разовий пошук, тиражування тощо)
      19          кількість користувачів,  які були  зареєстровані 
                  за  рік  відповідно  до  існуючої форми обліку в 
                  органі НТІ, НТБ, організації

     4.2.5. Зміст граф звороту паспорта, де розміщують поточні відомості про БД, такий:
 
 Числове значення                      Зміст 
      графи

     01-02 назва БД, розробник та його адреса

      03 тематична спрямованість записів до цих БД, що побудовані за тематичними ознаками

      04 вид інформації, яка внесена в БД: зміни або поповнення

      05 період від попереднього до наступного запису

      06 обсяг на момент первинної паспортизації

      07 обсяг інформації в Мегабайтах

      08 організаційні зміни, що відбуваються в процесі експлуатації БД (наприклад, зміни в програмному забезпеченні, у терміні оновлення тощо)
 

     4.2.6. Підсумовуються дані за графами 06, 07 за поточний рік.
 

4.3. Картка користувача органу НТІ, НТБ, організації
 

(Типова форма НТІ-3)
 

     4.3.1. Застосовується для обліку кількості підприємств, організацій різних форм власності, що звернулися до органу НТІ, НТБ, організації за будь-яким видом інформаційних послуг.

     4.3.2. Типова форма ведеться працівником, який відповідає за взаємодію і зв'язок з користувачами науково-технічної інформації.

     4.3.3. Типова форма заповнюється: лицьовий бік - при першому звертанні для задоволення інформаційної потреби; зворотний - у міру надання послуг користувачеві.

     4.3.4. На лицьовому боці типової форми записуються: найменування організації, поштова адреса та банківські реквізити.

     4.3.5. Зміст граф звороту форми такий:
 
 Числове значення                        Зміст 
      графи 

       01         види обслуговування,   які  надаються  в  даному 
                  органі   НТІ,   НТБ,   організації,   наприклад, 
                  інформобслуговування в режимі "Запит-відповідь", 
                  обслуговування за  міжбібліотечним  абонементом, 
                  заходи щодо поширення досягнень науки й техніки, 
                  виробничого досвіду та ін. 
       02         одиниця виміру 
     03-14        кількість наданих послуг за місяць  в  одиницях, 
                  які  прийняті  для  обліку кожного виду послуг у 
                  даному органі НТІ, НТБ, організації 
       15         кількість наданих послуг за рік 
       16         вартість обслуговування кожним видом послуги  за 
                  рік,  якщо такий облік прийнятий в даному органі 
                  НТІ, НТБ, організації

     4.3.6. Підсумовуються дані за графою 16.
 

4.4. Журнал обліку робіт, що виконуються в режимі
"Запит-відповідь"
 

(Типова форма НТІ-4)
 

     4.4.1. Застосовується для обліку всіх типів запитів, що надійшли в орган НТІ, НТБ, організацію в будь-якому вигляді (телефоно- або телетайпограми, листів, за допомогою електронного зв'язку, а також усно при відвідуванні).

     4.4.2. Типові форми ведуться працівниками, які відповідають за виконання конкретних видів запитів.

     4.4.3. Типова форма заповнюється в міру надходження запитів і їх виконання: графи 01-05 заповнюються при реєстрації запиту, 06-11 - після виконання запиту.

     4.4.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                       Зміст 
      графи 

     01-02        порядковий номер та дата запису 
       03         замовник запиту  -  найменування   підприємства, 
                  організації  або  прізвище  фізичної особи,  які 
                  звернулися із запитами 
       04         стислий зміст  (тема) запиту або назва документа 
                  при запиті на копію 
       05         код запиту: 
                  інформаційний (тематична,         фактографічна, 
                  бібліографічна та інша довідка) - І 
                  документальний (запит   на   копію   конкретного 
                  документа ДІФ) - Д 
       06         кількість відповідей у разі  надходження  запиту 
                  інформаційного характеру (категорії)

     07-10 кількісні показники відповідей на запити, які виконані органом НТІ, НТБ, організацією: примірників; аркушевідбитків - при видачі інформації на паперовому носії; кБ - при видачі інформації в електронному вигляді; кадрів - при видачі інформації на мікроносіях 11 форма відповіді, дата її відправки та вихідний номер листа
 

     4.4.5. Обов'язковими для заповнення є графи 05, 06, 07, 08, 09, 10.

     4.4.6. Підсумовуються дані за графами 06, 07 за поточний рік за категоріями І/Д.
 
 4.5. Журнал зведеного обліку показників довідково-інформаційного 
                 та бібліотечного обслуговування

(Типова форма N НТІ-5)
 

     4.5.1. Застосовується для обліку абонентів органів НТІ, НТБ, організації, відвідувань ними ДІФів, видачі документів ДІФу та їхніх копій за різними видами та режимами обслуговування.

     4.5.2. Типова форма за всіма видами обслуговування ведеться працівником, який відповідає за довідково-інформаційне та бібліотечне обслуговування, або заповнюється на основі відомостей, що надаються у цій же формі фахівцями, відповідальними за окремі види обслуговування.

     4.5.3. Типова форма заповнюється в міру обробки первинних облікових документів, які визначені в даному органі НТІ, НТБ, організації.

     4.5.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                       Зміст 
      графи 

       01         порядковий номер 
       02         дата запису  фактичних   даних   за   конкретним 
                  режимом   або  підсумок  окремих  показників  за 
                  певний період в залежності  від  обсягів  роботи 
                  (день, тиждень, декада тощо) 
       03         форма обслуговування,     згідно     з      якою 
                  здійснювалася видача документів ДІФу, наприклад, 
                  бібліотечне  обслуговування,  день   інформації, 
                  науково-технічний семінар,  "запит-відповідь" та 
                  ін. 
       04         режим обслуговування:      ручний     "Р"     чи 
                  автоматизований "А" 
       05         кількість абонентів  згідно  із  зареєстрованими 
                  формулярами читачів 
       06         кількість відвідувань   згідно   з  контрольними 
                  листами, які заповнюються читачем у читальному 
                  залі 
     07-17        загальна кількість  виданих  документів  ДІФ  та 
                  їхніх  копій  за  видами.  Кількість цих граф та 
                  їхній  зміст  у   кожному   органі   НТІ,   НТБ, 
                  організації   можна   запроваджувати   згідно  з 
                  існуючими методичними документами

     4.5.5. Підсумовуються дані за графами 05, 06, 17 за поточний рік.
 

4.6. Журнал обліку обслуговування за міжбібліотечним
абонементом
 

(Типова форма N НТІ-6)
 

     4.6.1. Застосовується для обліку кількості абонентів міжбібліотечного абонементу (далі - МБА) органів НТІ, НТБ, організації, кількості документів, що запитані та видані по МБА даним органом НТІ, НТБ, організацією, а також документів, що були запитані та одержані з інших органів НТІ, НТБ, організацій.

     4.6.2. Типова форма ведеться працівником, який відповідає в органі НТІ, НТБ, організації за МБА.

     4.6.3. Типова форма заповнюється в міру завершення технологічних етапів проходження бланків-замовлень, як відправлених, так і одержаних.

     4.6.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                       Зміст 
      графи 

     01-02        порядковий номер та дата запису 
       03         дані про абонента МБА: його номер і назва органу 
                  НТІ, НТБ, організації 
       04         кількість документів,  що були запитані у даному 
                  органі НТІ, НТБ, організації

     05-06 кількість документів, відправлених за запитами абонентів МБА, у т.ч. у вигляді копій 07 кількість запитів, що були перенаправлені в інші органи НТІ, НТБ, організації через відсутність документів у даному органі НТІ 08 кількість документів, що були запитані в інших органах НТІ, НТБ, організаціях для забезпечення фахівців 09 кількість документів, що були отримані з інших органів НТІ, НТБ, організацій із запитами фахівців, які обслуговуються органом НТІ, НТБ, організацією
 

     4.6.5. Підсумовуються дані за графами 03, 05, 09 за поточний рік.
 

4.7. Журнал обліку заходів щодо поширення досягнень
науки й техніки, виробничого досвіду
 

(Типова форма N НТІ-7)
 

     4.7.1. Застосовується для обліку науково-технічних заходів як виду науково-інформаційної діяльності щодо поширення досягнень науки й техніки, виробничого досвіду, їх впровадження, а також щодо підвищення рівня знань науковців і фахівців різних галузей економіки.

     4.7.2. Типова форма ведеться працівником, відповідальним за організацію заходів.

     4.7.3. Графи 01, 02, 03 заповнюються при плануванні проведення заходу, інші - після його завершення.

     4.7.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                        Зміст 
      графи 

      01-02       порядковий номер та дата запису 
       03         найменування теми або назва заходу 
       04         код заходу,   що   визначається   відповідно  до 
                  рекомендацій: 
                  конференція (К)  - науковий,  науково-технічний, 
                  науково-інформаційний захід,  що організується з 
                  метою   обговорення   проблем  з  питань  науки, 
                  техніки,  виробництва  та  з  метою   вироблення 
                  рекомендацій для їх розв'язання; 
                  семінар (С)         -         науково-технічний, 
                  виробничо-технічний, учбово-методичний захід, що 
                  організовується  з  метою  вивчення,  обміну  та 
                  поширення    науково-технічних    досягнень    і 
                  передового досвіду або підвищення  рівня  знань, 
                  професійної кваліфікації; 
                  нарада (Н)   -   науковий,    науково-технічний, 
                  виробничо-технічний  захід, що організовується з 
                  метою обговорення конкретних наукових, технічних 
                  або  виробничих  досягнень  та вироблення певних 
                  рішень з їх широкого впровадження; 
                  школа передового   досвіду   (Ш)  -  захід  щодо 
                  поширення  досвіду  окремих  фахівців  та  цілих 
                  колективів  з використання резервів виробництва, 
                  передових  засобів  праці,  методів   реалізації 
                  завдань з метою підвищення продуктивності праці, 
                  рентабельності виробництва, нових форм і методів 
                  організації виробництва і праці; 
                  науково-технічна виставка  (В)  -  організований 
                  показ  предметів,  явищ  та ідей з використанням 
                  мистецтва експонування; 
                  презентація (П)    -    офіційне   представлення 
                  підприємства,    організації,    фонду,     виду 
                  діяльності   тощо   громадськості,  зацікавленим 
                  споживачам з метою  ознайомлення  з  діяльністю, 
                  видами  товарів,  що  вироблюються,  послуг  або 
                  реклами; 
                  обліковуються інші  заходи  (І),  що  не вказані 
                  вище (можуть  бути  наукові  сесії,  курси,  дні 
                  інформації, лекції, консультації тощо) 
       05         місто або  інший  населений пункт,  де проведено 
                  захід 
       06         всі юридичні   особи   -   організатори   заходу 
                  (відповідальна організація записується першою)
      07-08       дата проведення та кількість учасників

     4.7.5. Підсумовуються дані за графами 03, 08 за поточний рік.
 

4.8. Журнал обліку видань
 

(Типова форма N НТІ-8)
 

     4.8.1. Застосовується для обліку матеріалів, що видаються органом НТІ, НТБ, організацією. Обліковуються як видання на замовлення, так і власні видання організації, що оприлюднюються й поширюються будь-яким засобом або депонуються.

     4.8.2. Типова форма ведеться редактором або іншим працівником, який відповідає за організацію випуску видань.

     4.8.3. Типова форма обліку заповнюється в міру надходження затверджених до друку матеріалів на виготовлення.

     4.8.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                       Зміст 
      графи 

      01-02       порядковий номер та дата запису 
       03         повна назва видання 
       04         вид видання:    інформаційне,    бібліографічне, 
                  реферативне, оглядове 
       05         код видання згідно з визначенням: 
                  інформаційне (І)  -  видання систематизованих чи 
                  узагальнених відомостей  відносно  опублікованих 
                  чи неопублікованих даних з першоджерел, випущене 
                  друком     організаціями,     що      здійснюють 
                  науково-інформаційну    діяльність    (у    т.ч. 
                  інформаційні   листи   й   адресно-фактографічні 
                  довідники); 
                  бібліографічне (Б)   -   видання   упорядкованої 
                  сукупності бібліографічних записів; 
                  реферативне (Р)     -     видання     сукупності 
                  бібліографічних записів, включно з рефератами; 
                  оглядове (О)  -  видання  публікації  одного  чи 
                  декількох  оглядів,  які  відображають  підсумки 
                  аналізу  та  узагальнення  відомостей  з  різних 
                  джерел; 
                  дайджест (Д)  -  видання  публікації  у  вигляді 
                  добірки    витягів    із   конкретного   тексту, 
                  відібраних і згрупованих таким чином,  щоб  дати 
                  про   нього   загальне   уявлення,   чи  добірки 
                  найцікавіших матеріалів
      06-07       обсяг та тираж видання 
       08         носій видання: паперовий або електронний (у разі 
                  видання  на  дискеті  або  розповсюдження  через 
                  електронні мережі) 
       09         організація й орган,  до якого передано  видання 
                  на депонування (якщо видання депонується) 
       10         дата передання видання замовнику

     4.8.5. Підсумовуються дані за графами 03, 06, 07 за поточний рік. Після підсумку загальної кількості видань у графі 03 вказують у т.ч. кількість видань, які підготовлені для органів державного управління й місцевого самоврядування.
 

4.9. Журнал обліку науково-аналітичних робіт
 

(Типова форма N НТІ-9)
 

     4.9.1. Застосовується для обліку наукових робіт в галузі науково-технічної інформації, а також аналітичних робіт (неопублікованих матеріалів), що виконуються в ході інформаційного забезпечення співробітниками органу НТІ, НТБ, організації замовників, у т.ч. за запитами органів державного управління й місцевого самоврядування.

     4.9.2. Типова форма ведеться виконавцем робіт або працівником, який відповідає за цей напрямок діяльності органу НТІ, НТБ, організації.

     4.9.3. Графи 01, 02, 03, 08 заповнюються до початку роботи над темою, тобто при підписанні договору на виконання наукових, аналітичних робіт, надходженні замовлення або згідно з планом робіт організації; інші - після завершення роботи над темою.

     4.9.4. Зміст граф форми такий:
 
 Числове значення                      Зміст 
      графи 

      01-02       порядковий номер та дата запису 
       03         повна назва організації,  що замовила тему,  або 
                  прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи та її 
                  адреса 
       04         найменування теми 
       05         вид аналітичної   роботи,   наприклад:   огляди, 
                  аналітичні довідки,  інформаційні  повідомлення, 
                  тематичні добірки тощо 
       06         категорія організації, рекомендується відзначати 
                  за  категорією  -  юридичні,  фізичні  особи або 
                  керівництво (Ю, Ф, К відповідно) 
       07         тираж аналітичних   робіт,   у  тому  числі  для 
                  керівництва
      08-09       дати початку та здачі роботи 
       10         результат визначається    згідно     з     актом 
                  здачі-приймання   роботи.  Якщо  наукова  робота 
                  зареєстрована  згідно   з   порядком   державної 
                  реєстрації     науково-дослідних     робіт     і 
                  дослідно-конструкторських робіт  ( z0401-98 )  - 
                  вказується шифр і дата державної реєстрації

     4.9.5. Підсумовуються дані за графою 04 за поточний рік, у т.ч. вказується кількість робіт, які підготовлені для органів державного управління й місцевого самоврядування.
 

Додаток
до п.1.4 Інструкції про порядок
використання і застосування
типових форм первинного обліку
науково-інформаційної
діяльності
 

Перелік
показників науково-інформаційної діяльності,
що підлягають обов'язковому обліку
 
——————————————————————————————————————————————————————————————————
| N |           Найменування показника          | Одиниця виміру |
|———+———————————————————————————————————————————+————————————————|
| 1 |                      2                    |        3       |
|————————————————————————————————————————————————————————————————|
|            I. Довідково-інформаційний фонд                     |
|————————————————————————————————————————————————————————————————|
| 1 |Кількість документів, наявних у довідково- | назва          |
|   |інформаційному фонді                       | примірник      |
|   |з них:                                     |                |
| 2 |на мікроносіях                             | назва          |
| 3 |на носіях магнітного запису                | назва          |
| 4 |Кількість баз даних, що експлуатуються     | назва          |
|   |                                           | запис          |
|   |                                           | Мегабайт       |
| 5 |Кількість описів документів, наявних у     | опис           |
|   |довідково-пошуковому апараті (без обліку   | документа      |
|   |баз даних)                                 |                |
| 6 |Кількість  документів, що надійшли в       | назва          |
|   |довідково-інформаційний фонд               | примірник      |
|   |з них:                                     |                |
| 7 |на мікроносіях                             | назва          |
| 8 |на носіях магнітного запису                | назва          |
| 9 |Кількість баз даних, що надійшли в         | назва          |
|   |довідково-інформаційний фонд або           | запис          |
|   |поповнились                                | Мегабайт       |
|10 |Кількість описів документів, що введені в  | опис           |
|   |довідково-пошуковий апарат (без обліку баз | документа      |
|   |даних)                                     |                |
|11 |Кількість документів, що вибули з          | назва          |
|   |довідково-інформаційного фонду             | примірник      |
|   |з них:                                     |                |
|12 |на мікроносіях                             | назва          |
|13 |на носіях магнітного запису                | назва          |
|14 |Кількість баз даних, що вибули з довідково-| назва          |
|   |інформаційного фонду                       | запис          |
|   |                                           | Мегабайт       |
|15 |Кількість описів документів, що виведені з | опис           |
|   |довідково-пошукового апарату               | документа      |
|————————————————————————————————————————————————————————————————|
|    II. Довідково-інформаційне та бібліотечне обслуговування    |
|————————————————————————————————————————————————————————————————|
|16 |Кількість підприємств, організацій, що обс-|                |
|   |луговуються органом НТІ, НТБ, організаціями| одиниця        |
|17 |Кількість абонентів НТБ або ДІФ            | абонент        |
|18 |Кількість відвідувань НТБ або ДІФ          | відвідування   |
|19 |Кількість запитів (без запитів на копії),  |                |
|   |що виконані органом НТІ                    | запит          |
|   |з них:                                     |                |
|20 |в автоматизованому режимі                  | -"-            |
|21 |Кількість запитів на копії документів ДІФ  | запит          |
|   |з них:                                     |                |
|22 |в автоматизованому режимі                  | -"-            |
|23 |Кількість документів ДІФ, що видані        | примірник      |
|   |користувачам                               |                |
|24 |Кількість абонентів МБА                    | абонент        |
|25 |Кількість документів, наданих за МБА       | примірник      |
|   |абонентам інших органів                    |                |
|26 |Кількість документів, отриманих за МБА з   | примірник      |
|   |інших органів                              |                |
|27 |Кількість проведених заходів щодо поширення|                |
|   |досягнень науки й техніки, виробничого     |                |
|   |досвіду                                    | захід          |
|28 |Кількість учасників заходів щодо поширення |                |
|   |досягнень науки й техніки, виробничого     |                |
|   |досвіду                                    | учасник        |
|————————————————————————————————————————————————————————————————|
|                 III. Науково-аналітичні роботи                 |
|————————————————————————————————————————————————————————————————|
|29 |Кількість власних видань органу НТІ, НТБ,  | назва          |
|   |організації                                | примірник      |
|   |з них:                                     |                |
|30 |на паперовому носії                        | -"-            |
|31 |в електронному вигляді                     | -"-            |
|32 |для органів державного управління й        | -"-            |
|   |місцевого самоврядування                   |                |
|33 |Обсяг власних видань НТІ, НТБ, організації | аркуш обліково-|
|   |                                           | видавничий     |
|34 |Кількість науково-аналітичних робіт, що    |                |
|   |виконані органом НТІ, НТБ, організаціями й | назва          |
|   |прийняті замовником                        |                |
|   |з них:                                     |                |
|35 |для органів державного управління й        | -"-            |
|   |місцевого самоврядування                   |                |
—————————————————————————————————————————————————————————————————— 

_____________________________              Затверджено 
  підприємство, організація         Наказ Держкомстату та Міннауки 
                                    України 07.08.98 N 272/219
_____________________________ 
         підрозділ                  Типова форма N НТІ-1 

Ідентифікаційний код ————————       Код за ДКУД ——————————————————
за ЄДРПОУ            ————————                   ——————————————————

Контактна інформація

Відділ інформаційно-комунікаційних технологій
its@nbuv.gov.ua
Головний корпус,
просп. Голосіївський, 3, к. 209.
+38 (044) 525-36-24
Корпус
по вул. Володимирській, 62, к. 204.
+38 (044) 234-16-28